Job Vacancy: Officer Manager-Gestionaire de Bureau

Que puis-je faire? Employés recherchés

Catégorie: Emplois

Quand: 19:09 31 juillet 2008 au 19:10 29 août 2008

La version en français suit

The Office Manager is responsible for overseeing and participating in the general administrative operations of the front office including, but not limited to; admission counter, gift shop (including purchases, inventory management, merchandising and profit margin), office supplies purchases & inventory, vending machine replenishment, reservations & payments, mail distribution & direct mailings, volunteer services, memberships, sponsorships, summer camp program and special activities/events.

The Office Manager also serves as a direct point of contact for Ecomuseum customers, both internal and external, to ensure they receive a high level of service and to help with their questions, concerns or complaints. These customers may be staff members, individual or group visitors, docents, general volunteers, suppliers or other companies and the nature of their service needs may vary considerably.

The Office Manager may communicate through a variety of means; in person, by telephone, by e-mail, by fax, or by regular mail correspondence. This position is responsible for supervising the customer service representatives and volunteer coordinator and for overseeing the activities of the volunteers. The position is empowered to negotiate, manage, resolve issues and implement best practices.

Responsibilities
50% Customer Service – This portion of the position is responsible for performing customer service representative tasks and for assisting and supporting other team members.

• Greets visitors, operates the front cash, responds to telephone inquiries, takes reservations and organizes groups for tours/activities.
• Assists in identifying, responding to and resolving customer issues in a timely manner.
• Drives the continuous improvement and automation of operational processes and oversees documentation of operational SOP’s in line with CAZA standards.
• Establishes department schedules ensuring sufficient coverage for holidays, special events and other strategic periods.
• Oversees preparations for Ecomuseum activities and special events such as the Annual General Meeting, Easter Eco-Egg Hunt, Frog Call Night, Puppet Show, Sponsor Night, Story Time, Halloween Haunted Marsh, Santa’s Treasure Hunt, etc.
• Manages room schedules and calendar(s).
• Communicates and enforces quality standards.
• Other related activities.

25% Team Leadership – This portion of the position deals with building the appropriate front office and volunteer infrastructure by leading, training, coaching and developing others to ensure efficient, timely, and cost-effective operations. The position interacts with the management team to develop a motivational performance management strategy, career paths and a succession plan for the team.

• Assists in appropriate selection, termination, performance appraisals and professional development of personnel.
• Provides leadership and development for the team, through effective supervision, feedback, mentoring and improvement initiatives.
• Sets goals, directs personnel in day to day operations and monitors progress.
• Ensures timely and consistent communication within the team and between other departments through regular team meetings, one-on-ones, training sessions, weekly updates or other measures.
• Formally reviews performance of direct reports (staff) and key volunteer personnel on an annual basis.
• Other related activities.

15% Volunteer Services – This portion of the position is responsible for directing and supporting the initiatives of the Volunteer Services Coordinator/Customer Service Representative.

• Provides leadership and guidance for the development and implementation of the Volunteer Program.
• Reviews and approves all initiatives related to volunteers, including but not limited to; recruiting efforts, docent courses/manual, recognition program and special activities/events (BBQ and Holiday Party).
• Ensures all guided tours and other special activities have sufficient volunteer guides scheduled.

10% Other Activities – This portion of the position is responsible for assisting with various special projects, activities or events that shall be undertaken by Ecomuseum from time to time, and in doing so collaborates with counterparts in other department as required.

Qualifications and Experience
• Two to four years of management experience, preferably in the tourism industry, with at least 4 direct reports.
• Two to four years of front line customer service experience.
• Some working experience within the non-profit sector would be a definite asset.
• Must be fluently bilingual and have excellent writing skills in both official languages.
• Must have an excellent knowledge of the Microsoft Office suite of products (Word, Excel and Access). Experience with Office 2007 would be an asset.
• Must be a Canadian citizen, a permanent resident or have official refugee status and be legally eligible to work in Canada.

Competencies (Skills & Behaviors)
• Highly motivated.
• Well-organized.
• Positive attitude.
• Strong customer service orientation with the ability to manage problems and customers in a professional manner.
• Self-directed and able to manage multiple projects/tasks simultaneously.
• Able to work either in a team environment, or autonomously, with little or no supervision.
• Demonstrated ability to develop a team and cross functional relationships.
• Able to generate & maintain high team morale and a dynamic, positive work environment.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Able to articulate ideas in a compelling, honest and persuasive manner, ensuring the message is clear, understood and consistent with the Ecomuseum’s objectives.
• Accuracy, timeliness and excellent follow-up skills are essential.
• Must be a quick learner, with initiative and a drive to succeed.

Please submit your CV to Victoria de Martigny victoria.deMartigny@ecomuseum.ca or by fax at 514-457-0769

Le ou la gestionnaire de bureau coordonne et exécute les activités administratives générales qui se déroulent dans le bureau de l’aire d’accueil, qui comprend les éléments suivants, mais sans s’y limiter : comptoir d’accueil, boutiques de cadeaux (achats, gestion des stocks, présentation des marchandises et gestion de la marge bénéficiaire), achats et stocks de fournitures de bureau, approvisionnement des machines distributrices, réservations et paiements, distribution du courrier et opérations de publipostage, services bénévoles, commandites, programme des camps nature, activités spéciales.

Le ou la gestionnaire de bureau est aussi le point de contact direct des clients, tant externes qu’internes, de l’Ecomuseum, dans le but de leur fournir des services de grande qualité et de répondre à leurs questions, préoccupations et plaintes. Ces clients peuvent être des membres du personnel, des visiteurs (particuliers ou groupes), des guides bénévoles et d’autres bénévoles, des fournisseurs ou d’autres entreprises, dont les besoins en matière de services peuvent varier considérablement.


**************************************
Le ou la gestionnaire de bureau peut communiquer de différentes façons : en personne, par téléphone, par courriel, par télécopieur ou par la poste. Le ou la titulaire du poste est chargé de superviser le travail des représentants ou représentantes – service à la clientèle et du coordonnateur ou de la coordonnatrice des bénévoles et d’encadrer les activités des bénévoles. Il ou elle a les pouvoirs nécessaires pour négocier, gérer, résoudre les problèmes et mettre en oeuvre des pratiques optimales.

Responsabilités
50 % - Service à la clientèle – Cette partie des tâches consiste à remplir les fonctions de représentant(e) – service à la clientèle ainsi qu’à assister et soutenir les autres membres de l’équipe.

• Accueillir les visiteurs, utiliser la caisse à l’accueil, répondre au téléphone, prendre les réservations et organiser les groupes pour les visites et autres activités.
• Aider à cerner et à résoudre les problèmes touchant la clientèle en temps opportun.
• Promouvoir l’amélioration et l’automatisation continues des processus d’exploitation et encadrer la documentation des procédures normales d’exploitation en conformité avec les normes de l’Association des zoos et aquariums du Canada (AZAC).
• Établir les horaires et calendriers de travail du service afin d’assurer une présence suffisante du personnel les jours fériés, lors d’activités spéciales et à d’autres moments stratégiques.
• Coordonner les préparations pour les diverses activités de l’Ecomuseum, dont les activités spéciales : assemblée générale annuelle, chasse aux oeufs de Pâques, soirées d’écoute des anoures, spectacles de marionnettes, soirées pour les commanditaires, heures du conte, marches dans le Marais hanté, chasse aux trésors du Père Noël, etc.
• Gérer les horaires et calendriers d’occupation des salles.
• Faire connaître et respecter des normes de qualité.
• Remplir des fonctions connexes.

25 % - Direction d’équipe – Cette partie des tâches consiste à établir une infrastructure appropriée concernant l’aire d’accueil et les bénévoles. Pour ce faire, le ou la titulaire du poste dirige, forme, encadre et perfectionne d’autres employés afin d’assurer un fonctionnement efficace, rapide et rentable. Il ou elle entretient des relations avec l’équipe de gestion de l’Ecomuseum en vue d’établir une stratégie de gestion du rendement axée sur la motivation, un développement de carrière et un plan de relève pour l’équipe.

• Aider à l’exécution des activités de sélection, de cessation d’emploi, d’évaluation du rendement et de perfectionnement professionnel des membres de l’équipe.
• Assurer un leadership et un développement pour l’équipe par le biais d’une supervision, d’une rétroaction, d’un mentorat et d’activités d’amélioration efficaces.
• Fixer des objectifs, diriger le personnel dans les activités quotidiennes et assurer le suivi de la poursuite des objectifs.
• Assurer des communications cohérentes en temps opportun avec l’équipe et les autres services de l’Ecomuseum au moyen de réunions régulières de l’équipe, de rencontres individuelles, de séances de formation, de suivis hebdomadaires et d’autres façons.
• Effectuer chaque année l’évaluation officielle du rendement des subalternes directs et des membres clés du personnel bénévole.
• Remplir des fonctions connexes.

15 % - Services aux bénévoles – Cette partie des tâches consiste à diriger et à soutenir les activités du coordonnateur ou de la coordonnatrice des bénévoles et des représentants ou des représentantes – service à la clientèle.

• Assurer un leadership et une orientation dans l’élaboration et la mise en oeuvre du programme des bénévoles.
• Examiner et approuver toutes les initiatives reliées aux bénévoles, y compris, mais sans s’y limiter : les efforts de recrutement, les cours et manuels destinés aux guides bénévoles, le programme de reconnaissance ainsi que les activités spéciales (barbecue et fête de Noël).
• Veiller à ce qu’il y ait suffisamment de guides bénévoles affectés aux visites guidées et aux autres activités spéciales.

10 % - Autres activités – Cette partie des tâches consiste à participer à divers projets et activités spéciaux menés par l’Ecomuseum et, ainsi, à collaborer au besoin avec des homologues des autres services.

Qualifications et expérience
• Deux à quatre ans d’expérience de gestion, de préférence dans l’industrie du tourisme, avec autorité sur au moins quatre subalternes directs.
• Deux à quatre ans d’expérience du service à la clientèle de première ligne.
• De l’expérience de travail dans un ou des organismes sans but lucratif serait un atout certain.
• Le ou la titulaire doit être parfaitement bilingue et avoir une excellente capacité de communiquer par écrit en français et en anglais.
• Il ou elle doit avoir une excellente connaissance de l’ensemble Office de Microsoft (logiciels Word, Excel et Access). De l’expérience dans l’utilisation de l’ensemble Office 2007 serait un atout.
• Il ou elle doit être citoyen(ne) canadien(ne) ou résident(e) permanent(e) ou avoir le statut de réfugié(e) et avoir le droit de travailler au Canada.

Compétences (habiletés et comportements)
• Grande motivation envers le travail.
• Bon sens de l’organisation.
• Attitude positive.
• Forte orientation clientèle et capacité de gérer les problèmes et les relations avec les clients de manière professionnelle.
• Autonomie et capacité de gérer des projets et des tâches multiples simultanément.
• Capacité de travailler en équipe ou de façon autonome avec peu ou pas de supervision.
• Capacité manifeste d’établir et d’entretenir des relations d’équipe et interfonctionnelles.
• Capacité de créer et de maintenir un moral élevé au sein de l’équipe ainsi qu’un climat de travail dynamique et positif.
• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite.
• Capacité d’articuler des idées de façon convaincante, honnête et persuasive de manière à ce que les messages soient clairs, bien compris et conformes aux objectifs de l’Ecomuseum.
• L’exactitude, la rapidité d’exécution et une excellente capacité de suivi sont essentielles.
• Capacité d’apprendre rapidement, sens de l’initiative et volonté de réussir.

Veuillez faire parvenir votre CV à Victoria de Martigny victoria.deMartigny@ecomuseum.ca ou par télécopieur au 514-457-0769

Coordonnées: Victoria de Martigny, 514-457-9449

Lien Web pour information supplémentaire: www.ecomuseum.ca

par lpena